內部稽核組織及運作

協助董事會及經理人檢查及覆核內部控制制度之缺失及衡量營運之效果及效率,並適時提供改進建議,以確保內部控制制度得以持續有效實施及作為檢討修正內部控制制度之依據。

內部稽核之組織
本公司設置隸屬於董事會之內部稽核單位,專職於內部稽核之工作。並依公司規模、業務情況、管理需要及其他相關法令之規定,配置稽核主管一名與其所屬適任及適當人數之專任內部稽核人員。依本公司「核決權限辦法」規定,內部稽核主管之任免,應經審計委員會同意後提董事會決議;內部稽核人員之任免、考核、薪酬由稽核主管送呈董事長核決。
內部稽核之運作
一、 漢科公司訂有「內部稽核制度總則」:凡稽核對象、稽核計劃、稽核人員職責、及稽核人員應注意事項等均有所規範
稽核對象:受稽核對象包括本公司各單位、子公司及所屬各關係企業。
稽核計劃:本公司稽核人員辦理稽核工作分定期性(年度稽核計劃)及不定期性(專案查核)兩種方式執行。
綜合上述定期性稽核及不定期性專案的執行,提供管理階層內部控制功能運作狀況,並及時提供管理階層以便其了解已存在或潛在缺失的另外管道。
稽核人員職責:

(一)內部稽核單位隸屬於董事會,稽核人員承董事長之指揮監督,從事辦理本公司內部稽核工作。

(二)稽核人員於執行職務時遇有疑問,應於獲得當事人合理解釋及徹底瞭解後,方得提出建議處理意見。

(三)稽核人員承辦稽核工作,以完成下列任務為目的:

(1)稽核內部控制是否有效且完備。

(2)稽核內部控制之遵循程度及其對各項營運活動之影響。

(四)稽核人員如發現重大違規情事或公司有受重大損害之虞時,應立即作成報告陳核,並通知各監察人及獨立董事。

(五)稽核人員於執行職務時,可隨時向有關單位查詢詳盡的相關資訊,並調閱帳冊、報表及一切有關檔案,受查單位主管及經辦人應全力配合,不得隱匿、阻撓或拒絕。

(六)稽核報告及追蹤報告陳核後,應於稽核項目完成之次月底前交付各監察人及獨立董事查閱,且須留有交付軌跡。

(七)稽核主管應列席董事會報告,以強化董事會及監察人對內部稽核作業之指導與監督機制。

稽核人員應注意事項:

(一)稽核人員於執行職務時,應保持超然獨立,公正客觀及求實求真之精神與和靄合作之態度。

(二)稽核程序按查核計劃進行,避免不必要的討論與諮詢,儘量減少影響受查單位經辦人員本身之工作,遇有不明瞭之事務,應於適當時機提出詢問直到徹底瞭解為止。

(三)稽核人員於執行職務時,勿與受查人員爭論制度上之缺失,發現錯誤事項應與之瞭解,不得當面批評,受查單位人員如有申訴建議, 應細心聆聽,勿與辯論。

(四)稽核人員應充分瞭解有關現行法令,並熟諳公司現行各種內部制度及規章,尚應透徹了解受查單位之單行辦法,作業習性之特殊情況。

(五)稽核人員應於執行職務前,應熟知受查單位歷史背景,重要文件及其資料,以往稽核報告內容。

(六)稽核人員對於查核結果,應予合理判斷,此項判斷應有可靠之理論根據及足夠而適切之證明。

(七)稽核人員應保守職務上所查得資料之秘密性,除呈報外不得洩漏,並應注意文件的安全性,不得遺漏。

(八)稽核人員進行稽核工作,應擬定內部稽核作業年度稽核計劃,據以執行稽核工作。

(九)稽核人員應依據年度稽核計劃,查核及評估公司之預算財務、業務、經營績效與內部控制制度,並檢附工作底稿及抽查資料等,作成稽核報告備供查核;且公司內部稽核單位應覆核各子公司所陳報之稽核報告或自行檢查報告,並追蹤其內部控制制度缺失及異常事項改善情形。

二、 企業內部控制自行檢查作法
督促內部各單位及子公司定期自行檢查,再由內部稽核單位覆核各單位及子公司之自行檢查報告,併同稽核單位所發現之內部控制缺失及異常事項改善情形,作為董事會及總經理評估公司整體內部控制制度有效性及出具內部控制制度聲明書之依據。
內部控制制度聲明書於受檢年度之次年四月底前於主管機關指定網站申報,並刊登於年報。